01 | Lösungen

 

02 | Ansprechpartner

 

03 | Franchise

 

Mit unserem Sekretariatsservice sind Sie fortlaufend für Ihre Kunden da

Es ist aus Kostengründen nicht in jeder Expansionsstufe und jeder Betriebsgröße möglich, einen professionellen Sekretariatsservice oder ein eigenes Call-Center zu installieren. Dennoch ist es für die weitere Entwicklung am Markt elementar wichtig, einen Telefonservice aufrecht zu erhalten, der jedes eingehende Telefonat professionell absichert. Die personellen Ressourcen hierfür sind insofern beschränkt, als dass die eigentlichen Projekte z.B. eines Start-Ups eine fortlaufende Erreichbarkeit unmöglich machen. Eine suboptimale Erreichbarkeit führt dann leider dazu, dass interessierte Kunden sich nicht gut aufgehoben fühlen. Verlorenes Geschäft durch einen schlecht organisierten Sekretariatsservice lässt sich heutzutage vermeiden. Mit unserem Sekretariatsservice stellen Sie jederzeit sicher, dass neue und bestehende Kunden bestens betreut werden, während Sie ungestört arbeiten.

Anrufe werden an den Sekretariatsservice von global office weitergeleitet. Motivierte und fachlich gut geschulte Mitarbeiter gehen sofort ans Telefon, um die Wünsche Ihrer Kunden in diesem virtuellen Büro aufzunehmen und für Sie zu notieren. Innerhalb von zwei Minuten liegen Ihnen alle erforderlichen Daten vor, so dass Sie auch in Stoßzeiten, bei Personalengpässen und Erkrankungen nach außen perfekt vertreten sind. Ihre Kunden merken gar nicht, dass Sie gerade nur ganz wenig Zeit für sie haben.

So sichert der Sekretariatsservice von global office Ihre Kundenkommunikation ab

Während Sie sich z.B. in einem wichtigen internen Meeting oder einem entscheidenden Kundentermin befinden, können Sie Ihre Rufnummer direkt an unseren Sekretariatsservice weiterleiten. Eingehende Telefonate werden für Anrufer unbemerkt an die global office-Agenten vermittelt und von ihnen professionell bearbeitet. Hierbei orientieren sich die Informationsvermittlung und weiteren Prozess-Schritte zu 100% verlässlich an Ihren Vorgaben. Wir dokumentieren Kontaktdaten, Fragen und Anliegen, koordinieren Termine, nehmen Bestellungen auf und machen damit so ziemlich alles, was ein gut organisierter und sorgfältig eingearbeiteter Sekretariatsservice kann.

Die Anrufdokumentation wird in Form von verständlich aufgebauten und schnell lesbaren Notizen elektronisch per E-Mail oder auf Wunsch auch SMS zugestellt. Sie können je nach Sachverhalt und Zuständigkeit auch an die Sammelpostfächer verschiedener Teams oder an individuelle Mitarbeiter versendet werden. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, je nach Anrufszenario sofort durchzustellen. Die Einrichtung der Telefonumleitung geschieht auf schnelle und unkomplizierte Weise. So können Sie fortlaufend mit nur einem Knopfdruck Klick veranlassen, dass Anrufe zum global office Sekretariatsservice umgeroutet werden oder zu Ihnen durchgehen. Damit verpassen Sie keine Neukundengeschäfte mehr und sind jederzeit bestens vertreten, falls Sie kurz oder über längere Zeiträume nicht ans Telefon gehen können.

Vorteile durch unseren Sekretariatsservice

Die Vorteile einer perfekt organisierten Telefonannahme liegen in der bestmöglichen Absicherung entstehender Vertriebschancen durch Neukunden und in der Entlastung bei der Ausführung Ihrer eigentlichen Aufgaben. Die hohe Flexibilität ermöglicht eine ständige Anpassung an den tatsächlichen Bedarf. Bei plötzlichen Krankheitsfällen, hohem Telefonaufkommen und auch spontanem Bedarf an Freiräumen für andere Projekte kann die Entgegennahme von einer Sekunde auf die andere neu organisiert werden. Hierbei entstehen Ihnen keine Personalkosten bei gleichzeitiger Steigerung Ihrer Effektivität und ohne dass Ihnen auch nur ein potentieller Kunde in der Warteschleife verloren geht.

Durch kundenfreundliche Reaktionszeiten am Telefon bauen Sie ein verlässliches Image auf und steigern die Zufriedenheit Ihrer neuen und bestehenden Kunden. Messbar steigende Umsätze und eine stressfreie Konzentration auf Ihre laufenden Projekte, wichtige Aufgaben und Kunden vor Ort erleichtern Ihren Arbeitsalltag in idealer Weise. Damit stellt das virtuelle Büro von global office eine zeitgemäße und kostengünstige Lösung für Sie dar.

Was der Sekretariatsservice alles leistet

Das Können unserer professionell ausgebildeten und fortlaufend geschulten Agenten ist sehr vielseitig und lässt sich auf alle denkbaren Branchen anwenden. Unser Sekretariatsservice stellt Ihnen eine Infrastruktur zur Verfügung, die einem eigenen Sekretariatsservice oder virtuellem Büro in jeder Hinsicht entspricht. Die Erreichbarkeit selbst ist hierbei durch die Vielzahl an global office Agenten in noch höherem Maße abgesichert, als Unternehmen dies mit eigenen Ressourcen können. Ein fachlich versiertes Auftreten zeichnet die Außenkommunikation durch global office aus. Für Anrufer ist hierbei nicht zu erkennen, dass es sich um einen externen Telefonservice handelt. Dank schriftlicher Aufbereitung von Kontaktdaten und Anrufgründen lassen sich Rückrufe sorgfältig planen und perfekt vorbereiten. Umleitungen lassen sich nach Bedarf oder über längere Zeiträume in uns außerhalb der regulären Bürozeiten bis hin zu 24/7 an 365 Tagen aufschalten.

Copyright 2019 global office GmbH. Alle Rechte vorbehalten.