Die Arztpraxis entlasten – mit einem externen Dienstleister für eingehende Telefonate, E-Mails und Chats
26.06.2018

Die Arztpraxis entlasten – mit einem externen Dienstleister für eingehende Telefonate, E-Mails und Chats

Überlaufende Telefonleitungen, unbeantwortete E-Mail-Anfragen und zu betreuende Patienten an der Rezeption gehören zum Praxisalltag. Viele Praxen kommen hier an Kapazitätsgrenzen und stehen vor der Herausforderung, all dies effizient abzuwickeln.

Die vorhandenen Personalressourcen genügen oft nicht, um den oben genannten Anforderungen gerecht zu werden. Insbesondere der Patientendialog kommt zu kurz, wenn Personalengpässe auftreten und die Situation erschweren.
Ein gut funktionierendes Praxismanagement beinhaltet jedoch auch den reibungslosen Patientendialog. Die Qualität einer Arztpraxis wird von Patienten unter anderem daran gemessen, wie entgegenkommend, zuverlässig und zügig Anfragen oder Anliegen beantwortet werden.

Eine professionelle Lösung, die zahlreiche medizinische Betriebe inzwischen einsetzen, ist die Einbindung eines externen, spezialisierten Dienstleisters, der den Patientendialog teilweise übernimmt.

Der global office Erreichbarkeitsdienst ist solch ein Dienstleister und deckt Telefonspitzen in der Arztpraxis versiert ab. Anfragen, die nicht medizinischer Natur sind, wie z.B. nach Terminen, Öffnungszeiten oder Vertretungsregelungen werden professionell beantwortet. Dies geschieht telefonisch ebenso wie über E-Mail oder Chats. Die daraus resultierenden, freien Kapazitäten schaffen dem Praxispersonal Freiräume für medizinische Aufgaben und Konzentration auf die Patienten vor Ort.

Dass im täglichen Praxisbetrieb die zügige Rufannahme und Beantwortung von Patientenanfragen ein wichtiger Baustein ist, zeigen die Beispiele zweier Zahnarztpraxen, die mit dem Erreichbarkeitsdienst arbeiten.

Dr. med. dent. Maximilian Fuhrmann, Inhaber einer etablierten Zahnarztpraxis in Achern, berichtet: „Wir sind seit März 2017 sehr zufriedener Kunde von global office. In diesem Zeitraum wurden wir mehrfach sehr ausführlich und individuell hinsichtlich unserer Portal-Einrichtung beraten, auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten in den eigenen Räumlichkeiten. Das in unserer Praxis beanspruchte Leistungsspektrum umfasst die definierte Abfrage von Patientenanliegen. Diese werden bearbeitet über das global office-Portal oder aber in dringenden Fällen per E-Mail. Die Rückmeldungen unserer Patienten hierzu fallen immer sehr positiv aus, zumal wir durch diesen neuen Service unsere telefonische Erreichbarkeit extrem steigern können  –  auf 24 Stunden an 7 Tagen die Woche. In Zusammenarbeit mit global office können wir die Bedürfnisse unserer Patienten noch umfangreicher bedienen. Nach unserem zweiwöchigen Praxisurlaub konnten wir unmittelbar alle dringenden Anfragen zügig und zur vollen Zufriedenheit unserer Patienten abarbeiten.“

Auch andere Praxen lassen sich vom Erreichbarkeitsdienst unterstützen und berichten zum Kosten-Nutzen-Aspekt: „Die Einbindung eines Erreichbarkeitsdienstes bedeutet auch eine Kosteneinsparung. Die monatlichen Kosten liegen deutlich unter den Personalkosten für eine weitere Kraft, insbesondere bei Personalengpässen ist der Erreichbarkeitsdienst für uns eine hervorragende Unterstützung.“

Bildtitel: Bildtitel: Telefonprofis im Einsatz für die Arztpraxis
Bildquelle:Shutterstock

Auf diesen Support wollen viele Praxen nicht mehr verzichten und haben ihn dauerhaft in das Praxismanagement integriert. Die per Telefon oder E-Mail eingehenden Terminanfragen, Rezeptbestellungen, Auskünfte über Öffnungszeiten oder Vertretungen bis hin zur Anfahrtsbeschreibung werden dabei professionell und sehr effizient von geschulten Telefonprofis bei global office entgegengenommen.

André Maschmann aus der global office Geschäftsleitung in Montabaur sieht die Branchenentwicklung so: „Arztpraxen, Therapieeinrichtungen und große medizinischen Zentren nutzen immer mehr unseren Erreichbarkeitsdienst, da wir uns einen sehr guten Namen in der Branche gemacht haben und für die Anliegen in den Praxisbetrieben über viel Kompetenz verfügen. Wir haben unsere Telefonprofis in diesem Bereich geschult und sind durch passende IT-Schnittstellen bestens mit dem Praxisbetrieb vernetzt. So können wir Termine einbuchen, generelle Auskünfte geben und Entlastung schaffen. Für das Praxismanagement bedeutet dies eine wichtige Unterstützung und schafft dort Kapazitäten für andere Aufgaben.“

André Maschmann

Bildtitel: André Maschmann, global office GmbH
Bildquelle: global office GmbH

Ärztebewertungen in Internetportalen wie jameda und andere zeigen, wie bedeutsam die Erreichbarkeit und Response in Praxen und medizinischen Einrichtungen ist. Sie machen die Serviceleistungen in den Betrieben transparent, die Erreichbarkeit gehört hier unbedingt dazu.

global office wurde mit Top Bewertungen bei ProvenExpert prämiert und auch auf anderen Plattformen mehrfach hervorragend ausgezeichnet.

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