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Telefonische Erreichbarkeit bei Urlaub oder Krankheit

Telefonische Erreichbarkeit bei Urlaub oder Krankheit

Im letzten Blogpost bin ich auf den Sinn und Zweck telefonischer Erreichbarkeit und ihre Wirkung als Wettbewerbsfaktor eingegangen. Heute möchte ich Ihnen anhand von Beispielen aufzeigen, an welchen Stellen ein Erreichbarkeitsservice für Unternehmen eine praktische Unterstützung darstellt.

Erreichbarkeit im Urlaub / Erreichbarkeit bei Krankheit

Speziell jene Mitarbeiter oder auch Unternehmer, die im regelmäßigen telefonischen Austausch mit Kunden, Interessenten, Lieferanten oder Geschäftspartnern stehen, benötigen bei geplanter oder auch plötzlicher Abwesenheit eine Art von Vertreterregelung. In größeren Unternehmen gibt es dafür Urlaubsregelungen, in denen die eine den anderen vertritt.
 
Das klappt manchmal besser, manchmal schlechter. Im Ergebnis wird das Telefon des nicht Anwesenden einfach auf den Vertreter umgestellt. Dieser hat nun ein höheres Anrufaufkommen bei ansonsten gleichen Rahmenbedingungen zu bewältigen. Das führt nicht nur in Spitzenzeiten zu mehr Besetztzeichen oder Verweilen der Anrufer in der Warteschleife.
 
Telefonische Erreichbarkeit bei Krankheit oder Urlaub
Bildquelle: clipdealer.de / CandyBoxImages
 

Urlaub hin oder her - Kunden sind ungeduldig

Selbst wenn viele Anrufer Verständnis für Ihre Situation zeigen, erwarten sie doch die gleiche Handhabung und Behandlung wie in normalen Zeiten. Ein telefonischer Erreichbarkeitsservice sorgt in solchen Situationen schon für Entspannung. Statt auf den Vertreter werden die Rufnummern des Abwesenden umgehend auf einen Erreichbarkeits-Service umgeleitet.
 
Ihre Anrufer werden freundlich begrüßt und kompetent bedient. Der Urlaubsvertreter kann währenddessen seiner eigentlichen Tätigkeit nachgehen. Die vom Serviceprovider aufgenommenen Botschaften des Anrufenden werden in Echtzeit per E-Mail an den Vertreter weitergegeben. Er/sie kann sich dann darum kümmern, sobald er wieder Zeit dafür hat.

Serviceprovider kann noch mehr leisten

Neben der reinen Annahme von Telefonaten kann der Erreichbarkeitsservice aber noch mehr leisten. So lassen sich beispielsweise Termine vereinbaren oder Bestellungen entgegennehmen. Diese Services mögen nicht für jedes Unternehmen umsetzbar sein. Aber das Team von global office hat inzwischen einige Jahre Erfahrung im Umgang mit solchen Szenarien und bietet Ihnen nur das an, was es guten Gewissens auch leisten kann.

Der Folgeprozess muss passen

Wichtig ist natürlich, dass der Vertreter auch den Folgeprozess beherrscht. Dass also die weitergegebenen Nachrichten auch bearbeitet werden. Sollte der Vertreter das nicht können, weil z. B. nur der Abwesende in dieser Situation helfen kann, muss dennoch ein Kontakt zum Anfrager hergestellt werden.
 
Das kann grundsätzlich Bestandteil des Gesprächsinhalts seitens des Erreichbarkeitsservice sein, sodass Anrufer sofort informiert sind, wann der Abwesende wieder verfügbar ist. Weitergeleitete Termine und Bestellungen müssen zeitnah bearbeitet und bestätigt werden, eine Aufgabe die dem Vertreter zufällt.

Fazit

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter in den besonders angespannten Zeiten, wie z. B. Urlaub oder Krankheit. Sie haben damit mehr Zeit für das Wesentliche, arbeiten stressfreier und motivierter. So können sie sich intensiver mit entspannteren Kunden beschäftigen.
 
Die Einschaltung eines professionell agierenden Dienstleisters, wie global office, vermittelt darüber hinaus ein modernes Außenbild Ihres Unternehmens, schafft Vertrauen und trägt nicht nur zur Vermeidung von Umsatzverlust bei, sondern sorgt auch für zusätzlichen Umsatz.
 
Zögern Sie nicht, sondern testen Sie uns jetzt!

Wer schreibt hier?

Cathleen Finke ist Inhaberin von global office Koblenz-Montabaur. Sie unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in der Region rund um Koblenz, Mayen, Neuwied, Montabaur, Bad Ems, Limburg und Bad Camberg dabei, Ihre telefonische Kundenkommunikation zu optimieren. Cathleen ist Mitglied des Unternehmernetzwerks BNI Koblenz-Deutsches Eck, schätzt guten Wein und mag Espresso. Folgen Sie ihr auf Facebook. Sie erreichen Cathleen auch unter montabaur@global-office.de oder per Telefon unter 06439 5991102.

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