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Betriebsversammlung - wer sorgt für telefonische Erreichbarkeit?

Betriebsversammlung - wer sorgt für telefonische Erreichbarkeit?

Betriebsversammlungen sind eine praktische Sache: Ein Unternehmen kann auf einen Schlag alle Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen informieren und/oder Zukunftspläne vorstellen. Sie tragen mit dazu bei, dass sich alle Mitarbeiter eingebunden und als Teil des Ganzen fühlen.

Betriebsversammlung und Erreichbarkeit

Doch, Moment: Wirklich alle Mitarbeiter?

Ist es in der Realität nicht meist so, dass mindestens ein Mitarbeiter während der Betriebsversammlung das Telefon hütet? Denn Betriebsversammlungen finden in aller Regel während der normalen Geschäftszeiten statt. Und da rufen natürlich auch Kunden, Interessenten, Lieferanten oder auch Bewerber an.

Betriebsversammlungen entspannt durchführen

Heutzutage müssen Sie als Unternehmer aber keine "Entweder-oder-Frage" mehr stellen. Denn mit der Nutzung eines telefonischen Erreichbarkeitsservice können alle Mitglieder Ihres Teams entspannt und aktiv an Ihrer Betriebsversammlung teilnehmen, ohne dabei ein schlechtes Gewissen gegenüber Anrufern zu haben.

Ihre Anrufe werden während der Dauer der Betriebsversammlung einfach auf den Serviceprovider, z. B. global office, umgestellt. Unsere Mitarbeiter sind vorab gebrieft, wie sie sich in dieser Zeit melden und welche Auskunft sie den Anrufern geben sollen. Eingehende Anrufe werden dann professionell angenommen, notiert und nach einem mit Ihnen festgelegten Muster bearbeitet. So können z. B. alle von den Anrufern angefragten Ansprechpartner per E-Mail eine Rückrufnotiz erhalten, die nach der Betriebsversammlung abgearbeitet werden kann.

Wir beraten Sie vorab

Wenn Sie bereits Nutzer unseres Erreichbarkeits-Service sind, fällt uns die Vorab-Beratung etwas einfacher. Warum? Nun, über die ausgefeilten Statistik- bzw. Analyse-Werkzeuge von global office können wir Ihnen z. B. aufzeigen, an welchem Wochentag und in welchem Zeitraum Sie die wenigsten eingehenden Anrufe haben. Vorausgesetzt, Ihre Termine lassen es zu und Sie legen Ihre Betriebsversammlung in einen solchen Zeitraum, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass nur wenige Anrufer betroffen sind. Das spart selbstredend auch Geld, denn der Erreichbarkeits-Service wird weniger in Anspruch genommen.

Sie haben den Überblick

Auch nach der Betriebsversammlung behalten Sie den Überblick. Denn über die schon angesprochenen Werkzeuge können Sie nachvollziehen, wie viele Anrufe angenommen und bearbeitet wurden: Einerseits von global office, andererseits von den Mitarbeitern, an die sie als Rückrufnotiz weitergeleitet wurden. Sie, als Unternehmer oder verantwortliche Führungskraft, können so Ihrer Controlling-Funktion gerecht werden. Denn Sie erhalten zum einen ein Gefühl dafür, wie viel Telefonverkehr stattfindet. Zum anderen können Sie daraufhin wirken, dass Ihre Mitarbeiter die Anrufnotizen zeitnah abarbeiten.

Aber mein Anrufbeantworter tut es doch auch?!

Wohl kaum ein Unternehmer handelt nach der Devise: Das haben wir schon immer so gemacht. Dazu kommt die Frage: Was bewegt jemanden dazu, ein Telefonat führen zu wollen? Ganz sicher nicht die Kommunikation mit einer Maschine. Die Erwartungshaltung ist doch eher, am Ende der Leitung mit einem Menschen zu sprechen.

Denn nur Menschen können Emotionen übermitteln und auf die Situation ihres Gegenübers eingehen. Und wenn Ihre Menschen gerade nicht verfügbar sind, dann tun das unsere Menschen bei global office. Wir vermitteln in Ihrem Sinne Wertschätzung und Servicebereitschaft.

Wann reden wir miteinander?

Wer schreibt hier?

Cathleen Finke ist Inhaberin von global office Koblenz-Montabaur. Sie unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in der Region rund um Koblenz, Mayen, Neuwied, Montabaur, Bad Ems, Limburg und Bad Camberg dabei, Ihre telefonische Kundenkommunikation zu optimieren. Cathleen ist Mitglied des Unternehmernetzwerks BNI Koblenz-Deutsches Eck, schätzt guten Wein und mag Espresso. Folgen Sie ihr auf Facebook. Sie erreichen Cathleen auch unter montabaur@global-office.de oder per Telefon unter 06439 5991102.

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