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Newsreader Memmingen

Telefonservice – Callcenter ein Outsourcing-Modell mit hohem Nutzen im Business

Zahlreiche Unternehmen nutzen inzwischen branchenübergreifend die Unterstützung von Callcentern, um Ihre Telefonie abzudecken. Es geht hierbei meistens um die Optimierung des Kundenservices. Denn der Kunde von heute erwartet nicht nur eine zügige Erreichbarkeit, sondern auch einen professionellen Service in der Abwicklung. Dabei spielt die lokale oder inhaltliche Nähe des externen Dienstleisters keine große Rolle mehr. Entscheidend ist, dass der Kunde einen persönlichen Kontakt und einen qualifizierten Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung hat.

Jeder von uns weiß, wie mühsam und nervig eine Wartschleife sein kann. Auch den scheinbar praktischen Anrufbeantworter mögen die Wenigsten besprechen. Ein Telefonservice bringt gleich zwei Vorteile mit sich: er bietet den Anrufern eine zuverlässige Erreichbarkeit. Selbst dann, wenn das Anliegen des Kunden nicht sofort bearbeitet werden kann, freuen sich die Kunden über eine persönliche Stimme am Telefon. Das wirkt sich positiv auf die Kundenzufriedenheit, als auch auf das Firmenimage und den daraus resultierenden Umsatz aus. Auf der anderen Seite profitieren die Mitarbeiter eines Unternehmens von der Entlastung, wenn sie nicht permanent das Telefon bedienen müssen. Die Hände frei zu haben und sich auf seine Kernkompetenzen ungestört konzentrieren zu können, ist ein weiterer Effekt.

Telefonservice – ganz einfach und praktisch

So gut wie jedes Telefon oder jede Telefonanlage hat die Funktion der Rufumleitung. Wer einen Telefonservice nutzen möchte, erhält eine sogenannte Weiterleitungsnummer. Mit dieser Nummer wird die Rufumleitung aktiviert. Man kann ganz flexibel entscheiden, ob man nur für zehn Minuten, für eine Stunde oder für die gesamte Woche umleiten möchte. Es ist auch möglich, mit dieser Weiterleitungsnummer beliebig viele Telefone bzw. Anschlüsse umzuleiten.

Wenn der Anruf beim Telefonservice eingeht, meldet sich der Agent im Namen des Unternehmens, nimmt die Kontaktdaten und das Anliegen des Anrufers auf und versendet diese Daten in Echtzeit, d.h. unmittelbar im Anschluss an das Gespräch an das Unternehmen. Damit kann das Unternehmen, das den Telefonservice nutzt, die Anrufe priorisieren und zuerst die wichtigen Rückrufbitten erledigen.

Der Telefonservice als externes Sekretariat

Darüber hinaus ist es auch möglich, Mitarbeiterlisten anzulegen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen einen eigenen Account einrichten kann und damit eine eigene Rufumleitungsnummer erhält. Das hat den Vorteil, dass die Anrufe vorgefiltert werden können. So lassen sich die Anrufe mitarbeiter- oder abteilungsorientiert zuordnen.

Es gibt viele weitere Varianten, wie der Anruf „behandelt“ werden kann. Zum Beispiel kann der Telefonservice verbindlich Termine vereinbaren. Das funktioniert entweder über den eigenen Online-Kalender des Telefonservices oder über den Kalender des Kunden. Technische Voraussetzung hierfür ist lediglich die Kalenderfreigabe des webbasierten Kalenders. Dieser zusätzliche Service wird gerne von Arztpraxen und Rechtsanwaltskanzleien genutzt. Auch können Buchungen oder Reservierungen für Hotels oder Restaurants durchgeführt werden.

Wünscht das Unternehmen zum Beispiel eine Produktberatung vom Telefonservice, dann muss dieser zusätzliche Service zuvor „gebrieft“ werden. Die Mitarbeiter des Telefonservices werden zu Beginn eingehend auf Unternehmen und Produktwelt geschult, so dass die Gespräche kompetent geführt werden können.

Gerne beraten wir Sie persönlich und  individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten.

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