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Newsreader Hamburg

5 Tipps für Ihre Urlaubsübergabe

Wer in seinem Urlaub gedanklich ständig bei der Arbeit ist, kann ihn weit weniger genießen als beabsichtigt. Sorgen um die Erledigung von Aufgaben oder um den Fortgang von Projekten reduzieren den Erholungsfaktor des Urlaubs enorm.

Deshalb ist es sehr wichtig, vorher alle „To-do´s“ strukturiert an Mitarbeiter oder Kollegen zu übergeben. Davon profitieren alle: Kollegen können problemlos die Aufgaben weiterführen und der Urlaub kann entspannt und sorgenfrei genossen werden.

Mit diesen Tipps gelingt die Urlaubsübergabe:

1. Rechtzeitig informieren

Am letzten Arbeitstag – meist ein Freitag – ist nachmittags kaum einer noch so richtig konzentriert. Setzen Sie Ihre Urlaubsübergabe also ein paar Tage eher an und planen Sie genügend Zeit dafür ein. Dadurch können die Kollegen auch noch Rückfragen stellen und Sie können gegebenenfalls noch etwas klären. Es ist außerdem ratsam, die Aufgaben schriftlich festzuhalten. Das ist ein guter Fahrplan für die Kollegen und ist auch nützlich, wenn vielleicht jemand anderes einspringen muss.

2. Klare Zuständigkeiten festlegen

Legen Sie genau fest, wer Sie vertritt und die Verantwortung trägt. So können Sie frühzeitig klären, ob der Kollege auch die Kapazitäten für Ihre Urlaubsvertretung hat und Sie können eventuell noch umplanen. Denken Sie auch daran, bei großem Aufgabenumfang nicht alles auf einen Kollegen zu konzentrieren, sondern die Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen.

3. Ordnung ist der halbe Urlaub

Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihren Unterlagen. Zum einen hilft es Ihnen, nach dem Urlaub nicht durch Chaos auf dem Schreibtisch erschlagen zu werden, zum anderen finden Kollegen Unterlagen schneller, die sie für die Bearbeitung der Aufgaben benötigen. Eine To-do-Liste für die Zeit nach Ihrem Urlaub hilft Ihnen, Prioritäten im Auge zu behalten.

4. Abwesenheitsnotiz verfassen und einstellen

Eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail Account ist unerlässlich, auch wenn Sie alle wichtigen Kontakte bereits über Ihren Urlaub informiert haben. In der Abwesenheitsnotiz sollten folgende Informationen enthalten sein: die Dauer Ihrer Abwesenheit – idealerweise das genaue Datum Ihrer Rückkehr ins Büro, die Kontaktdaten Ihrer Vertretung und ein Hinweis, ob die E-Mail weitergeleitet wird oder nicht.

5. Telefonische Erreichbarkeit im Urlaub klären

In leitenden Positionen ist es oft unerlässlich, auch im Urlaub für Kollegen erreichbar zu sein. Dafür sollten Sie feste Zeiten vorgeben, in denen Sie ans Telefon gehen oder E-Mails beantworten. Das ist effizienter und Sie kommen besser zur Ruhe.

Wenn in Urlaubszeiten die Personaldecke dünn wird, sollten Sie grundsätzlich auch einmal über einen Erreichbarkeits-Service nachdenken. global office bietet außer dem reinen Telefonservice auch an, E-Mails zu bearbeiten.

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